Succes van spraakgestuurd rapporteren hangt van vele randvoorwaarden af

Spraakgestuurd rapporteren krijgt in de zorg steeds meer vaste voet aan de grond. Onderzoek van hogeschool Saxion en zorgorganisaties Zozijn en ’s Heeren Loo maakt duidelijk dat de manier waarop organisaties spraakgestuurd rapporteren inpassen in hun werkprocessen uiteindelijk bepaalt of dit daadwerkelijk meerwaarde oplevert.

De voordelen van AI-ondersteund spraakgestuurd rapporteren zijn al langer bekend. Het levert de zorgprofessional minder administratieve lasten op, het rapporteren gaat veel sneller en daardoor blijft er meer tijd over voor de cliënt.

Realistisch beeld
De onderzoekers Marloes Postel van Saxion en Ivo Veldman van Zozijn vertellen in een gesprek met ICT&health dat uit vele studies vooral het enthousiasme over de technologie naar voren komt. Zij wilden echter laten zien hoe het écht is. Waarom loopt een pilot ermee in de ene zorgsituatie prima, terwijl er in een andere nauwelijks gebruik van wordt gemaakt?

Postel en Veldman zijn zelf overtuigd van de voordelen die spraakgestuurd rapporteren biedt. Je kunt rapporteren terwijl je zorg verleent en hoeft het niet uit te stellen tot na je dienst. En voor mensen die moeite hebben om iets goed op te schrijven of die dyslectisch zijn, is het eveneens een uitkomst.

Context is bepalend
Toch zijn er ook nadelen, en die verschillen per organisatie of zelfs per persoon. Denk maar aan een zorgmedewerker die een rapportage inspreekt waar een cliënt bij is, terwijl een ander dat juist heel ongemakkelijk vindt. En is er wel een rustige ruimte in de buurt waar je even je rapportage kunt inspreken? Daarbij hebben niet alle zorgprofessionals trek in een werktelefoon: weer een device erbij en ook nog eens van een merk dat ze niet kennen en waar ze zich onhandig mee voelen.

Meer knelpunten en uitdagingen staan in een eerder verschenen artikel over kansen en hobbels van spraakgestuurd rapporteren op de site van ICT&health.

Die context verschilt dus enorm, en dat maakt dat er geen blauwdruk te geven is voor een succesvolle invoering van spraakgestuurd rapporteren. Niet de software, maar de mensen blijken uiteindelijk de succesfactor, stellen de onderzoekers in het gesprek met ICT&health.

Het belang van begeleiden
Over het algemeen is het belangrijk om teams intensief te begeleiden bij de invoering. Denk aan een vast aanspreekpunt per team, iemand die vooraf geschoold is in het gebruik van de tool en er enthousiast over is.

Ook is het essentieel om vooraf medewerkers de kans te geven hun mening te geven over de tool. Ze hebben ze niet het gevoel dat er weer een toepassing wordt gedumpt waar ze zich maar mee moeten zien te redden.

Visie bepalen en kennisdeling
In de loop der tijd is de techniek rond spraakgestuurd rapporteren al fors verbeterd; gebreken waar men eerder tegenaan liep, blijken inmiddels opgelost. Dat komt het ervaren gebruiksgemak ten goede. Voor organisaties is het nu vooral tijd om hun visie op spraakgestuurd rapporteren te gaan bepalen: wat leggen we vast en waarom? Is het nodig om alles te rapporteren? Of leg je alleen vast wat afwijkt van het gebruikelijke?

Postel en Veldman gaan ervan uit dat organisaties in de toekomst veel kennis gaan delen over deze wijze van rapporteren met behulp van AI. Dat gebeurt al steeds meer via het programma Anders Werken in de Zorg (AWIZ). Zo hoeft niet iedere zorgorganisatie hetzelfde wiel uit te vinden. Wel is het volgens de onderzoekers van belang om voor ogen te houden dat er niet één ideale manier is om te werken met de technologie; een succesvolle inzet is gewoon afhankelijk van de dagelijkse praktijk waarin de zorgrprofessionals werken.  |