Sherpa informeert gemeente automatisch

Sherpa is de eerste Nederlandse gehandicaptenzorgorganisatie die zonder tussenkomst van een zorgserviceprovider rechtstreeks vanuit een Elektronisch cliënten dossier geautomatiseerd berichten met gemeenten uitwisselt die betrekking hebben op de Wet maatschappelijke ondersteuning of de Jeugdwet.

Door deze automatiseringsslag is het niet meer nodig om de berichten te up- en downloaden. Zo bespaart Sherpa tijd en worden fouten voorkomen, meldt Unit 4, een grote leverancier van bedrijfssoftware voor dienstverlenende organisaties.

Gemeenten zijn sinds 1 januari 2015 verantwoordelijk voor de financiering van zorg die valt onder de Jeugdwet en de Wet maatschappelijke ondersteuning. Elke wet heeft eigen berichtenstandaarden en declaratie-eisen. Zo staat elke zorgorganisatie voor het declaratieverkeer en de berichtuitwisseling van zorgtoewijzingen dagelijks in contact met zorgverzekeraars, andere zorgaanbieders en gemeenten. Gezien de grote aantallen berichten en de foutgevoeligheid bij handmatige verwerking, is het volgens Unit 4 wenselijk om hier een automatiseringsslag in aan te brengen. Het bedrijf heeft koppelingen ontwikkeld voor geautomatiseerde gegevensuitwisseling.

Zorginformatiesysteem
Sherpa heeft dit proces voor de Wmo en Jeugdwet  als eerste zorgorganisatie in Nederland geautomatiseerd door afspraken te maken met gemeenten over deze standaarden. Wmo en jeugdwetberichten van de  gemeente, komen deze automatisch terecht in het zorginformatiesysteem Unit4 Cura waarmee beide zorginstellingen werken. Ook het versturen van de berichten verloopt automatisch. Van daaruit worden de berichten verder verwerkt naar aangesloten gemeenten.

Handmatig
Martin Horst, teamleider verzuim, salaris- en cliëntenadministratie bij Sherpa: “Voor de Wet langdurige zorg hadden we het berichtenverkeer al geautomatiseerd en dat loopt perfect. Begin dit jaar kregen we van de regio Gooi en Vechtstreek al gauw 400 zorgindicaties. Die moesten we handmatig overhalen van een schakelpunt naar Unit4 Cura en vervolgens het retourbericht weer uploaden. We hebben Unit4 gevraagd of dit berichtenverkeer ook automatisch kon, want handmatig werk is erg foutgevoelig. Dit bleek snel te kunnen en we hebben direct ook het declaratieverkeer geautomatiseerd.”

Goede afspraken
Sherpa bespaart naar eigen zeggen direct tijd omdat men niet meer hoeft te kijken of er berichten zijn. Is er een beschikking of  retourbericht van een declaratie binnengekomen, dan krijgt Sherpa daar een melding van. Toch is het succes afhankelijk van de gemeenten, heeft Martin Horst ervaren. “De regio Gooi en Vechtstreek (acht gemeenten) waar 95 procent van ons berichtenverkeer en declaratieverkeer vandaan en naar toe gaat, had de automatisering voor het berichtenverkeer ook al vroeg op orde. Daardoor konden we snel goede afspraken maken.”