Pilot met werkwijze om administratieve lastendruk te verlichten

De berg aan administratieve lasten in de zorg is medewerkers al jaren een blok aan het been. Vijf zorgorganisaties hebben een werkwijze geprobeerd die uitgaat van het principe: alleen rapporteren als het écht nodig is.

De werkwijze heeft de naam ‘Nee tenzij’ en helpt zorgorganisaties en teams om samen bewuste keuzes te maken in rapporteren. Bedenker is zorgorganisatie Estinea, die er al langere tijd mee werkt. De werkwijze is als pilot getest bij ruim 60 medewerkers van vijf zorgorganisaties: Abrona, Elver, Humanitas DMH, Ipse de Bruggen en de JP van den Bent stichting.

Wat is noodzakelijk?
Er gaat heel wat tijd zitten in rapporteren in de gehandicaptenzorg, gemiddeld 36 procent van de werktijd. Zorgmedewerkers vinden 23 procent acceptabel; zij houden dan meer tijd over voor directe zorg en het verhoogt het werkplezier. Om dat te bereiken, moet kritisch worden gekeken naar wat werkelijk noodzakelijk is op het gebied van rapporteren.

De medewerkers aan de pilot besteedden gemiddeld 13 procent minder tijd aan rapporteren en ervaarden duidelijk minder belasting op dat gebied. Ze gaven aan bewuster na te denken over wat ze wel of niet rapporteerden.

Voorbeeld
De werkwijze bevat een sprekend voorbeeld. In eerdere rapportages had dit kunnen staan:

Mevrouw was mopperig over een collega die zich bemoeid had met de was. Geadviseerd om dit met die collega op te pakken. Zij kunnen dan ook op dat moment helpen. Ze was ook rummikub kwijt die kon ze niet meenemen. Dus aan de mens erger je niet. Tijdens het spelletje lukte het nauwelijks om 6 te gooien en had ik steeds geluk... onhandig in deze situatie, omdat ze al niet echt in der hum zat... Maar ja. Ik gooide en moest haar afgooien, was ook geen andere optie, zei ze dat wat ik deed niet mocht. Ze werd boos en gooide de pionnen van het bord. Ook ik snapte niet wat niet mocht en vroeg of ze me dat kon uitleggen, maar het kwaad was al geschied. Ze stond op echt schreeuwde tegen collega dat ze wilde gaan. Collega probeerde het ook nog, maar toen liep ze weg. Heel even met collega gesproken omdat ik niet goed kon plaatsen wat er gebeurde. Volgens collega had ze al meer de bokkenpruik op.

Bij de nieuwe werkwijze Nee, tenzij zou bovenstaande vervangen kunnen worden door:

Tijdens het spel mens-erger-je-niet raakte mevrouw geïrriteerd. Ze vond dat het niet eerlijk ging, gooide pionnen van het bord, schreeuwde en liep boos weg.

Aandachtspunten
Een aandachtspunt is dat medewerkers de neiging hebben terug te vallen in oude patronen bij het rapporteren. Dan wordt er dus weer te veel vastgelegd. Daarom is het belangrijk om dit tijdens teamvergaderingen te benoemen.

Een ander punt waar je rekening mee moet houden, zijn verwanten die rapportages meelezen. Zij zijn gewend aan uitgebreide teksten. Zij vinden de nieuwe wijze van vastleggen vaak summier en het is belangrijk om hen daar op voor te bereiden. Het is vaak helpend als verwanten beseffen dat minder rapportagetijd betekent dat er meer tijd over blijft voor échte zorg.  |

Meer over de werkwijze Nee tenzij is te vinden op de site van de VGN. Daar kun je de werkwijze ook downloaden als pdf.